Blog - Chia sẻ kinh nghiệm

Những hướng dẫn, mẹo, nguồn cho công việc...

Cách viết một kế hoạch truyền thông nội bộ

Cách viết một kế hoạch truyền thông nội bộ

Minh Hiếu - January 01, 1970

Biết cách lập một kế hoạch truyền thông nội bộ giống như bạn đang có trong tay bản đồ chỉ dẫn hành trình giao tiếp dẫn tới thành công của một doanh nghiệp. Một kế hoạch hoàn chỉnh bao giờ cũng đề cập đến các hoạt động trước, trong và sau kế hoạch. Trong đó, ở phần “trong”, ba câu hỏi quan trọng nhất bạn cần đặt ra khi xây dựng truyền thông nội bộ bao gồm: “Ở đâu, như thế nào và chiến thuật gì”.

Những điều cần lưu ý trước khi tiến hành viết kế hoạch truyền thông nội bộ 
 

Một kế hoạch truyền thông nội bộ khi xây dựng sẽ bao gồm những thành phần liên quan vô cùng quan trọng mà bạn cần phân tích. Những thành phần đó bao gồm: đối tượng cần hướng tới, kênh truyền thông phù hợp, thông điệp ở đây là gì. 
Chiến lược truyền thông cần phải bao quát và định hình được tất cả những thông tin cần thiết để người đọc có thể hiểu được con đường mà doanh nghiệp đang hướng tới, và các thức phù hợp nhất giúp họ đến được đích. 

 

Độ dài cho một kế hoạch truyền thông nội bộ 
Không như những gì mọi người nghĩ, kế hoạch truyền thông cần được diễn tả ngắn và tập trung vào vấn đề. Không nên dài dòng, phân tích quá nhiều khiến người đọc bị rối và loay hoay khi không hiểu rốt cuộc mình cần làm gì. Tuy nhiên, kế hoạch ngắn không có nghĩa là hời hợt, kế hoạch vẫn cần triển khai đầy đủ những bước đi chính, lưu ý quan trọng và lược bớt những thông tin không liên quan hoặc không cần để tâm. 

 

Người phụ trách lên kế hoạch truyền thông nội bộ
Đa số các công ty yêu cầu bộ phận PR xây dựng kế hoạch này. Đây chính là bộ phận có kinh nghiệm và kiến thức nhất để thực thi nhiệm vụ này. 

 

Các mục nên được triển khai trong kế hoạch
Một kế hoạch truyền thông nội bộ thông thường sẽ bao gồm: 
Mục đích truyền thông: mục đích truyền thông cần gắn liền với mục tiêu kinh doanh. Bởi truyền thông vốn bị ảnh hưởng trực tiếp từ văn hóa kinh doanh trong doanh nghiệp. 

 

Tóm tắt sơ lược: giới thiệu truyền thông, thời gian và nguồn lực. 
Cấu trúc: mô tả vị trí hiện tại của bạn, nơi bạn muốn đi tới và lý do tại sao, làm thế nào bạn đi được tới đó và làm thế nào để biết bạn đã tới đích. Phần này cũng cần đưa ra các yếu tố nguồn lực, thời gian của chiến lược.
Mục tiêu truyền thông: giải thích vì sao cần có kế hoạch này và những gì kế hoạch cố gắng đạt được. Mục tiêu có thể bao gồm những thay đổi về mặt hành vi hoặc hành động cần các đối tượng thực hiện.
Thông điệp chính: thông điệp được đưa ra ngắn gọn, có liên quan chặt chẽ đến định hướng cũng như các hoạt động nằm trong kế hoạch. 
Kênh truyền thông: chi tiết các kênh truyền thông và thời điểm sử dụng từng kênh. Thông thường đối với nột bộ công ty, các kênh truyền thông phù hợp bao gồm: website nội bộ, fanpage, group nhóm, các buổi teambulding, chương trình giao lưu,...
Timeline: Thời hạn dành cho mỗi sự kiện cũng như deadline cho các nhiệm vụ của mỗi thành viên tham gia. 

Đây là một kế hoạch truyền thông nội bộ cơ bản được viết cho một sự kiện thường niên ở doanh nghiệp. Đó cũng là một sự gợi ý cho những ai chưa từng lập một kế hoạch nội bộ. Tuy nhiên, kế hoạch cần được dựa trên những thông tin, phân tích thực thế và đặc trưng riêng của từng doanh nghiệp. 

LIÊN HỆ

LIÊN MINH DỊCH VỤ NHÂN SỰ & VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

Email: hotro@hro.vn

Hotline: 096.55.66.247